Immer mehr Bei­spiele aus der betrieb­li­chen Pra­xis bele­gen das große öko­no­mi­sche Poten­tial von Auto­ma­ti­sie­rung. Ein aktu­el­les Pro­jekt von T‑Systems betrifft etwa die Dienst­leis­tungs­bran­che und Energieanbieter.

Digi­ta­li­sie­rung ist zum unver­zicht­ba­ren Bestand­teil für neue unter­neh­me­ri­sche Wert­schöp­fung gewor­den. Bei den Anwen­dun­gen ist neben bedarfs­ge­nau ska­lier­ba­ren Mana­ged Ser­vices über cloud­ba­sierte Platt­for­men immer öfter auch Auto­ma­ti­sie­rung gefragt, ein bis dato unter­schätz­tes Instru­ment im Kon­text mit Kos­ten­ef­fi­zi­enz und Wertschöpfung. 

Bran­chen mit hohen Kundenzahlen
Ein anschau­li­ches Bei­spiel ist ein Pro­jekt von T‑Systems mit einem Kun­den aus der Dienst­leis­tungs­bran­che. Das Unter­neh­men unter­stützt seine Kund:innen bei Erfas­sung, Visua­li­sie­rung, Abrech­nung und Manage­ment indi­vi­du­el­ler Ener­gie- und Was­ser­ver­bräu­che. Bis­lang muss­ten diese bei Woh­nungs­wech­sel oder zur jähr­li­chen Able­sung ein Foto der Zäh­ler­stände per E‑Mail an die Haus­ver­wal­tung oder direkt an das Unter­neh­men senden. 

Die dor­ti­gen Mit­ar­bei­ten­den waren dann ver­ant­wort­lich, die ein­ge­gan­ge­nen E‑Mails manu­ell zu sich­ten, zu klas­si­fi­zie­ren (Anm. Jah­res- oder Zwi­schen­ab­le­sung) und kor­rekt zu archi­vie­ren oder wei­ter­zu­ver­ar­bei­ten. Obwohl nicht sehr kom­plex, fällt eine hohe Fre­quenz an : Monat­lich wer­den bis zu 3.000 sol­cher Mel­dun­gen ver­ar­bei­tet, was bei einem Bear­bei­tungs­auf­wand von rund 60 Sekun­den pro Vor­gang in Summe einen monat­li­chen Zeit­auf­wand von 50 Stun­den ergibt. 

Hohe Ein­spa­run­gen durch Robo­tic Pro­cess Automation
Um diese Pro­zesse zu opti­mie­ren, wur­den bei einem gemein­sa­men Work-Shop sinn­volle Auto­ma­ti­sie­run­gen und finale Ziele für einen Proof of Con­cept (PoC) defi­niert. Mit den Ergeb­nis­sen ent­wi­ckelte das Pro­jekt­team inner­halb von drei Tagen mit­tels Robo­tic Pro­cess Auto­ma­tion (RPA) eine funk­tio­nale Lösung. Tech­no­lo­gi­sche Basis ist dabei die Platt­form UiPath für KI-gestützte Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung. Die Anwen­dung ermög­licht nun, ein­ge­hende E‑Mails auto­ma­ti­siert aus­zu­le­sen, inhalt­lich kor­rekt zu klas­si­fi­zie­ren und regel­ba­siert im Sys­tem zu archi­vie­ren, alles ohne manu­elle Eingriffe.

Durch diese auto­ma­ti­sierte Beschleu­ni­gung erzielt das Unter­neh­men eine jähr­li­che Zeit­er­spar­nis von rund 40 Per­so­nen­ta­gen. „Die erfolg­rei­che Umset­zung zeigt ein­drucks­voll, wie durch den geziel­ten Ein­satz von Robo­tic Pro­cess Auto­ma­tion und KI-gestütz­ten Tech­no­lo­gien ein­fa­che, aber res­sour­cen­in­ten­sive Pro­zesse effi­zi­ent digi­ta­li­siert wer­den kön­nen“, unter­streicht Alex­an­der Sto­klas, Head of Digi­tal Solu­ti­ons bei T‑Systems Aus­tria. „Neben der signi­fi­kan­ten Zeit­er­spar­nis pro­fi­tiert das Unter­neh­men auch von einer höhe­ren Daten­qua­li­tät, gerin­ge­rer Feh­ler­an­fäl­lig­keit und einer spür­ba­ren Ent­las­tung der Mitarbeitenden“.