Lange Zeit ver­bes­ser­ten die Unter­neh­men – durch­aus mit Erfolg – immer nur ein­zelne Berei­che ihrer IT. Da ist das Opti­mie­rungs­po­ten­zial jetzt weit­ge­hend aus­ge­schöpft. Nun geht es darum, das Gesamt­sys­tem zu ver­bes­sern, damit die Pro­zesse von Abtei­lungs- und selbst Unter­neh­mens­gren­zen unbe­hin­dert flie­ßen können.

Die IT eines Unter­neh­mens ist viel­fäl­tig, auf der einen Seite die Sys­teme, die die Fer­ti­gungs­pro­zesse des Unter­neh­mens steu­ern, auf der ande­ren Seite die kauf­män­ni­sche EDV, dazu hat jede Fach­ab­tei­lung ihre spe­zi­el­len Anfor­de­run­gen und damit auch ihre spe­zi­elle Soft­ware. Zwi­schen den ein­zel­nen Sys­te­men ver­lau­fen tiefe Grä­ben, die in der täg­li­chen Pra­xis manu­ell – also mit eini­gem Auf­wand – über­wun­den wer­den müssen.

Kom­plexe Netzwerke
Die Unter­neh­men haben die ein­zel­nen Sys­teme im Laufe der Jahre opti­miert und konn­ten sich so wett­be­werbs­fä­hig hal­ten. „Das hat in den Neun­zi­ger und Tau­sen­der Jah­ren noch gereicht, heute ist das Opti­mie­rungs­po­ten­zial hier aber aus­ge­schöpft“, sagt Chris­toph F. Strn­adl, Soft­ware AG Öster­reich. Sprich, ein Pro­zess wie eine Rech­nungs­le­gung ist heute im Grunde per­fekt, auch am Shop­f­loor fin­den sich kaum mehr IT-Schräub­chen, an denen noch gedreht wer­den könnte. Wer heute nach Opti­mie­rungs­po­ten­zial und damit nach einer Mög­lich­keit sucht, sich zu ver­bes­sern, wird anderswo fündig.
Denn inner­halb des eige­nen Netz­werks ist die Kom­ple­xi­tät eines Unter­neh­mens noch beherrsch­bar, wenn es aber um die Schnitt­stel­len zum Kun­den geht, ist Obacht gebo­ten. „Und genau hier haben heute inno­va­tive Unter­neh­men noch eine Mög­lich­keit, sich vom Mit­be­werb abzu­he­ben“, betont Strn­adl. Den Kun­den inter­es­siert nicht, in wel­chem sys­tem, die für ihn rele­van­ten Daten und Infor­ma­tio­nen ent­ste­hen, er will ein­fach am Lau­fen­den gehal­ten wer­den. Kommt es etwa zu einer Lie­fer­ver­zö­ge­rung, ist es noch immer bes­ser, wenn der Kunde rech­zei­tig davon erfährt, solange er sich noch dar­auf ein­stel­len kann.

Pro­zess­in­no­va­tion entscheidend
Es ist aber nicht damit getan, hier ein­fach noch eine wei­tere IT-Appli­ka­tion hin­zu­bauen, die das Kun­den­ma­nage­ment ver­bes­sern soll. Es muss erho­ben wer­den, in wel­chen Pro­zes­sen bezie­hungs­weise an wel­chen Punk­ten in einem Pro­duk­ti­ons­pro­zess es heute schon einen Kun­den­kon­takt gibt und was der Kunde eigent­lich will. „Diese Daten­über­ga­ben an den Kun­den funk­tio­nie­ren ja heute schon – aber eben nur irgend­wie.“ Oft wer­den ein­fach und müh­sam manu­ell Excel-Lis­ten erstellt und weitergereicht.
Die Lösung heißt Auto­ma­tis­a­tion – aber da kann man schnell über das Ziel hin­aus­schie­ßen. Die umfas­sende Pro­zess­au­to­amti­sie­rung ist teuer, auf­wen­dig und oft gar nicht nötig. „Daher sollte man die Pro­zesse über die gesamte Wert­schöp­fungs­kette zunächst ein­mal mes­sen.“ So fin­det man rasch her­aus, wo es in den Abläu­fen hakt, wo es Ver­bes­se­rungs­po­ten­zial gibt und wo der Ist-Zustand akzep­ta­bel ist. Die­ser ‚Mea­sure first!‘ genannte Ansatz ist kos­ten­güns­tig und lie­fert rasch ver­wert­bare Ergebnisse.

Gemein­same Standards
Das eigent­li­che Pro­blem sind aber die ein­zel­nen Daten­si­los in den Unter­neh­men, die von­ein­an­der stark abge­schot­tet sind. Ein Unter­neh­men ist ein leben­des Gan­zes. Eine inte­grierte Appli­ka­ti­ons­land­schaft, die die­sen Orga­nis­mus auch abbil­den kann, wäre wün­sches­wert. Auf der tech­ni­schen Ebene gibt es die Lösung bereits, sie heißt Ser­vice­ori­en­tierte Archi­tek­tur (SOA) und ist allen Unken­ru­fen zum Trotz eine höchst erfolg­rei­che Tech­no­lo­gie. Die Anbie­ter wis­sen das und set­zen auf diese Web­ser­vice-Schnitt­stel­len, die sind mitt­ler­weile also bereits Stan­dard. Nicht ganz so zufrie­den­stel­lend ver­läuft die Ent­wick­lung auf der fach­li­chen Ebene. Hier tren­nen oft men­tale Grä­ben die Abtei­lun­gen und man zeigt wenig Bereit­schaft, sich auf gemein­same Stan­dards zu einigen.
Eine beson­dere Her­aus­for­de­rung stellt die Ver­wal­tung von Text­do­ku­men­ten, Bil­dern, Ton- und Video­da­teien dar. Diese unstruk­tu­rier­ten Daten­men­gen wach­sen sprung­haft an, und sie wer­den auch für die Unter­neh­men immer bedeut­sa­mer. Damit diese Infor­ma­tio­nen auch in die Pro­zesse eines Unter­neh­mens inte­griert wer­den kön­nen, müs­sen sie zual­ler­erst auf­find­bar sein. Mar­cus Hebein, Lei­ter der APA-Mul­ti­Me­dia: „Redak­tio­nen, die ja viele Inhalte ver­wal­ten müs­sen, errei­chen das über die Con­t­end Manage­ment Sys­teme, die Inhalte teils auto­ma­tisch deskri­bie­ren, also mit Meta­da­ten ver­se­hen. Anders wären die Archive wert­los und könn­ten gar nicht genutzt werden.“

Die Schnel­len fres­sen die Langsamen
„Heute fres­sen nicht die Gro­ßen die Klei­nen, viel­mehr fres­sen die Schnel­len die Lang­sa­men“, sagt Johan­nes Bischof, Geschäfts­füh­rer Konica Minolta Busi­ness Solu­ti­ons Öster­reich. Und oft ist es die Hard­ware, die die inter­nen Arbeits­ab­läufe behin­dert. Schwä­chelnde oder nicht gut erreich­bare Kopie­rer und Dru­cker kön­nen die Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens ernst­haft behin­dern. Scharn­ber­ger + Hasen­bein gab daher bei Konica Minolta ein Opti­mi­zed Print Ser­vices Con­sul­ting in Auf­trag. Die Ana­lyse ergab ein Ein­spa­rungs­po­ten­zial von mehr als zehn Pro­zent pro Monat. Heute hat das Unter­neh­men statt 10 ver­schie­de­nen Dru­cker­ty­pen nur mehr drei, das bedeu­tet vor allem auch weni­ger Auf­wand bei der Bestel­lung von Ver­brauchs­ma­te­rial. Die Geräte sind nun auch bes­ser auf­ge­stellt, lange Wege ent­fal­len – bei immer­hin 4.600 Faxen, 2.000 Scans und 1.800 Dru­cken und Kopien im Monat bedeu­tet das eine immense Zeitersparnis.
Und vor bereits fünf Jah­ren machte S+H Schluss mit den Papier­ber­gen. Statt Akten­ord­nern gefüllt mit gedruck­ten Ange­bo­ten, Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­nen setzt das Unter­neh­men auf elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung gestellt hat. Daher war auch die auch die Ver­ei­ni­gung der vier Funk­tio­nen Dru­cken, Kopie­ren, Scan­nen und Faxen in einem Sys­tem sinn­voll, einem Konica Minolta biz­hub C252. 

Chan­cen­gleich­heit
In klei­ne­ren Unter­neh­men sind die Pro­zesse sel­ten stark aus­ge­prägt. Viele Auf­ga­ben erle­di­gen die Mit­ar­bei­ter ad hoc. Diese Fle­xi­bi­li­tät hat auch ihre Vor­teile. Pro­ble­ma­tisch ist aber die man­gelnde Nach­voll­zieh­bar­keit. Daher ist ein Work­flow­ma­nage­ment mit rol­len­ba­sier­ten Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen und Auf­ga­ben sinn­voll. Für klei­nere Unter­neh­men war die Anschaf­fung einer der­art kom­ple­xen IT-Lösung finan­zi­ell oft gar nicht bewäl­ti­gen und sie muss­ten daher hin­sicht­lich ihrer Wett­be­werbs­fä­hig­keit Abstri­che gegen­über grö­ße­ren Unter­neh­men hinnehmen.
SAP Busi­ness ByDe­sign bie­tet eine Alter­na­tive. Diese SAP-Lösung kommt aus der Wolke – und dort wird bedarfs­ab­hän­gig und trans­pa­rent pro Nut­zer abge­rech­net. Zusätz­lich wer­den nur die End­ge­räte der Benut­zer und eine Inter­net­an­bin­dung benö­tigt. Es ent­fal­len also auch wei­tere Inves­ti­tio­nen in die unter­neh­mens­ei­gene IT-Infra­struk­tur. Busi­ness ByDe­sign unter­stützt viele Unter­neh­mens­pro­zesse – vom Kun­den­be­zie­hungs­ma­nage­ment über Com­pli­ance-Pro­zesse bis hin zum Pro­jekt­ma­nage­ment – und eig­net sich beson­ders für Dienst­leis­ter und den Großhandel.