Arbeits­zeit­nach­weis, Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung oder Anwe­sen­heits­sta­tus. Im Büro­all­tag gilt es zahl­rei­che admi­nis­tra­tive Auf­ga­ben und ein Groß­teil davon kann mit­tels tech­no­lo­gi­scher Auto­ma­ti­sie­rung opti­miert werden. 

Im Durch­schnitt ver­brin­gen deut­sche Büro­an­ge­stellte nach eige­nen Anga­ben rd. neun Stun­den ihrer Arbeits­wo­che mit wenig pro­duk­ti­ven Tätig­kei­ten wie unnö­ti­gen Mee­tings oder red­un­dan­ten Auf­ga­ben. Mehr als jede/​r Zweite gibt zudem an, dass zu kom­plexe Pro­zesse die eigene Arbeits­leis­tung beeinträchtigen. 

Das geht aus einer neuen Umfrage der Job­börse Stepstone unter 5.800 Arbeitnehmer:innen her­vor. Auto­ma­ti­sie­run­gen und gezielt opti­mierte Arbeits­pro­zesse gestal­ten auf­wen­dige Abläufe ein­fa­cher, und das ganz ohne IT-Exper­tise. Der CRM-Anbie­ter Sales­force zeigt anhand sei­ner Anwen­dung Slack, wie Unter­neh­men ihren Arbeits­all­tag effi­zi­en­ter gestal­ten kön­nen und wel­che Tätig­kei­ten dabei auto­ma­ti­siert wer­den können.

Admi­nis­tra­tive Tätigkeiten
Die Orga­ni­sa­tion wie­der­keh­ren­der Auf­ga­ben ist zeit­auf­wen­dig und feh­ler­an­fäl­lig. Die Appli­ka­tion „Grab“ auf Slack soll nun admi­nis­tra­tive Auf­ga­ben auto­ma­ti­sie­ren und dabei auch die IT-Abtei­lung ent­las­ten. Der hier inte­grierte auto­ma­ti­sierte Bot bün­delt Anfra­gen in einem zen­tra­len Slack-Chan­nel, sodass Mit­ar­bei­tende ein­fach aus einem Menü Optio­nen wie Onboar­ding, Lap­top-Ein­rich­tung und Hard­ware-Dia­gnose aus­wäh­len können. 

Inci­dent-Manage­ment
Egal ob im IT-Sup­port, bei Pro­duk­ti­ons­pro­zes­sen oder im Kun­den­dienst : Effi­zi­en­tes Inci­dent-Manage­ment erfor­dert klare Prio­ri­sie­rung und rei­bungs­lose Kom­mu­ni­ka­tion. Der Online-Händ­ler Way­fair meis­tert diese Auf­gabe durch die Inte­gra­tion der Anwen­dun­gen „Pager­Duty“ und „Data­dog“ in Slack. Das Moni­to­ring-Tool Data­dog trig­gert dabei auto­ma­tisch Reak­tio­nen auf Vor­fälle in Pager­Duty, die je nach Schwe­re­grad prio­ri­siert und direkt in Slack bear­bei­tet wer­den. Anga­ben zufolge konnte Way­fair die Lösungs­zeit für Vor­fälle um 20 Pro­zent sen­ken und eine Erst­lö­sungs­rate von 85 Pro­zent erreichen.

Frei­ga­ben
Im Arbeits­all­tag ste­hen Teams oft vor der Her­aus­for­de­rung, Frei­ga­ben und Geneh­mi­gun­gen effi­zi­ent zu ver­wal­ten. Bei Sales­force wer­den alle Frei­gabe-Work­flows in der soge­nann­ten Appr­ovals App in Slack zen­tra­li­siert. Sobald eine Anfrage zur Frei­gabe ein­geht, wird sie auto­ma­tisch prio­ri­siert und ange­zeigt, sodass die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen schnell geprüft und geneh­migt wer­den kön­nen. Anga­ben zufolge hat diese Auto­ma­ti­sie­rung die Bear­bei­tungs­zeit für Frei­ga­ben um 60 Pro­zent redu­ziert, beim Thema Aus­ga­ben von zwei Tagen auf zwei Stunden.

Auf­nahme und Ein­schu­lung von Mitarbeitenden
Bevor neue Mit­ar­bei­tende aktiv in das Tages­ge­schäft ein­stei­gen, müs­sen sie sich mit den Abläu­fen und Struk­tu­ren des Teams ver­traut machen. Ein auto­ma­ti­sier­ter Work­flow erleich­tert hier den Ein­stieg, indem er Begrü­ßungs­mails, per­so­na­li­sierte Check­lis­ten oder auch Schu­lungs­pläne auto­ma­tisch bereit­stellt. Beim Unter­neh­men Deli­very Hero wer­den diese Abläufe über Slack orga­ni­siert und spe­zi­ell über eine Ober­flä­che zum Sam­meln, Orga­ni­sie­ren und Tei­len von Infor­ma­tio­nen. Neue Team­mit­glie­der sol­len so alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen an einem zen­tra­len Ort fin­den, ein­schließ­lich Zugriff auf Chan­nels, Schu­lun­gen und rele­vante Ansprechpartner. 

Ent­per­so­na­li­sierte Kritik
Respekt­volle Spra­che und ein­heit­li­che Dis­kus­si­ons­struk­tu­ren sind essen­zi­ell für ein ange­neh­mes Arbeits­klima. Rück­mel­dun­gen zu Spra­che und Ver­hal­ten kön­nen aber oft auch als unan­ge­nehm emp­fun­den wer­den. Auto­ma­ti­sie­rung bie­tet hier eine Lösung, indem Feed­back­pro­zesse und Hin­weise stan­dar­di­siert und ent­per­so­na­li­siert erfol­gen. Das Unter­neh­men Per­so­nio etwa nutzt einen Slack-Bot, der auto­ma­tisch reagiert, wenn nicht-inklu­sive Spra­che ver­wen­det wird und bie­tet alter­na­tive Begriffe für eine direkte Anpas­sung. Diese Anwen­dung för­dert respekt­volle Spra­che, ohne dass eine Ein­zel­per­son auf einen Feh­ler hin­wei­sen muss.

Sales­force-Lösung Slack
Slack hat es sich zur Mis­sion erklärt, das Arbeits­le­ben der Men­schen ein­fa­cher, ange­neh­mer und pro­duk­ti­ver zu machen. Als Pro­duk­ti­vi­täts­platt­form für kun­den­zen­trierte Unter­neh­men soll sie die Leis­tung ver­bes­sern, indem sie ein­fa­che Auto­ma­ti­sie­rungs­pro­zesse ein­setz­bar macht, Infor­ma­ti­ons­su­che und Wis­sens­aus­tausch naht­los ermög­licht und Mitarbeiter:innen für gemein­sam Pro­jekte ver­netzt. Als Teil von Sales­force ist Slack in der Anwen­dung Sales­force Cus­to­mer 360 integriert.