Unter­neh­men SV Infor­ma­tik opti­miert Pro­zess­ma­nage­ment rund um The­men Com­pli­ance, Daten­schutz und Ver­trags­we­sen. Toch­ter der SV Spar­kas­sen Ver­si­che­rung setzt als Anbie­ter von spe­zi­fi­schen IT-Lösun­gen auf Kom­bi­na­tion spe­zi­el­ler Anwen­dun­gen von Faba­soft Contracts. 

Im Finanz­sek­tor neh­men Com­pli­ance-Vor­ga­ben sowie regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen an Lie­fer­ket­ten, Daten­schutz und IT-Sicher­heit ste­tig zu und wir­ken sich häu­fig direkt auf das Ver­trags- und Ven­dor­ma­nage­ment aus. Die Opti­mie­rung von Pro­zes­sen etwa mit­tels Auto­ma­tion und das Ver­mei­den von Medi­en­brü­chen kön­nen hier ein Mehr an Trans­pa­renz, Geschwin­dig­keit und Sicher­heit brin­gen. Das Unter­neh­men SV Infor­ma­tik, Toch­ter der SV Spar­kas­sen Ver­si­che­rung und Anbie­ter spe­zia­li­sier­ter IT-Lösun­gen für Ver­si­che­rungs­un­ter­neh­men, hat nun Ver­trags­pro­zesse digi­ta­li­siert und dafür eine Kom­bi­na­tion der Faba­soft-Anwen­dun­gen „Con­tracts“ und „Dora“ verwendet. 

„Wir hat­ten zwar ver­schie­dene Tools im Ein­satz, aber keine durch­gän­gi­gen Pro­zesse“, sagt Ste­fan Kres­sig, Syn­di­kus­an­walt und Experte für IT-Recht bei der SV Infor­ma­tik GmbH. „Dadurch kam es zu Red­un­dan­zen, einer höhe­ren Feh­ler­an­fäl­lig­keit und einem Mehr­auf­wand für unsere Fach­ab­tei­lun­gen.“ Die SV Infor­ma­tik suchte sodann ein Sys­tem, mit dem Mit­ar­bei­tende effi­zi­en­ter arbei­ten und gleich­zei­tig fle­xi­bel auf regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen reagie­ren kön­nen. Als Lösung dient nun die KI-gestützte Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware Faba­soft Con­tracts in Kom­bi­na­tion mit dem digi­ta­len Aus­la­ge­rungs­ma­nage­ment von Faba­soft Dora. 

Umfang­rei­che Ver­ord­nun­gen von DAS und NIS‑2 über LkSG und Sol­vency II bis hin zu DORA

„Allein im Ein­kauf erzie­len wir damit eine jähr­li­che Zeit­er­spar­nis von 1.520 Stun­den“, betont Kres­sig. „Zusätz­lich spa­ren wir über den gesam­ten Lebens­zy­klus der Ver­träge – von der Erstel­lung bis zur Archi­vie­rung – wei­tere 960 Stun­den pro Jahr ein. Das gibt uns mehr Raum für andere fach­li­che Auf­ga­ben und gleich­zei­tig kön­nen wir schnell auf neue regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen reagie­ren“, erläu­tert Ste­fan Kres­sig von SV Informatik.

Unter­neh­men sehen sich gene­rell schnell wach­sen­den und wech­seln­den Anfor­de­run­gen aus der Regu­la­to­rik gegen­über. Das gilt auch für die SV Infor­ma­tik, etwa im Bereich IT durch die EU-Ver­ord­nung über digi­tale Dienste (DSA), die über­ar­bei­tete NIS-2-Richt­li­nie und im Nach­hal­tig­keits­be­reich durch das Lie­fer­ket­ten­sorg­falts­pflich­ten­ge­setz (LkSG). Hinzu kommt spe­zi­fi­sche Regu­la­to­rik für den Finanz­sek­tor wie die EU-Richt­li­nie Sol­vency II und der Digi­tal Ope­ra­tio­nal Resi­li­ence Act (DORA).

Abtei­lungs­über­grei­fende digi­tale Workflows

In Bezug auf das Ver­trags- und Ven­dor­ma­nage­ment gilt es bei­spiels­weise Lie­fe­ran­ten­in­for­ma­tio­nen ein­zu­ho­len, Zer­ti­fi­kate und Nach­weise revi­si­ons­si­cher zu spei­chern sowie Ver­träge mit Lie­fe­ran­ten zu kon­trol­lie­ren und gege­be­nen­falls anzu­pas­sen. „Mit­hilfe von Faba­soft kön­nen wir heute bereits ab Beginn einer poten­zi­el­len Ver­ein­ba­rung alle Com­pli­ance-rele­van­ten Inhalte berück­sich­ti­gen und regu­la­to­ri­sche Vor­ga­ben direkt in den Work­flow inte­grie­ren“, so Kres­sig. „Wir ver­mei­den damit Mehr­auf­wand im Nach­hin­ein – und kön­nen jeder­zeit nach­wei­sen, dass unsere Pro­zesse den aktu­el­len Anfor­de­run­gen entsprechen.“ 

SV Infor­ma­tik hat dafür abtei­lungs­über­grei­fende, digi­tale Work­flows ein­ge­rich­tet, bei­spiels­weise für Due-Dili­gence-Ver­fah­ren, Risi­ko­be­wer­tun­gen und Lie­fe­ran­ten­prü­fun­gen. Alle Bear­bei­tungs­schritte sind über elek­tro­ni­sche Work­flow-Unter­schrif­ten und im inte­grier­ten Audit-Log (Anm. auto­ma­ti­sierte Ände­rungs­do­ku­men­ta­tion) revi­si­ons­si­cher nach­voll­zieh­bar. Zur Kon­trolle, ob bestehende Ver­träge den aktu­el­len gesetz­li­chen Vor­ga­ben ent­spre­chen, setzt die SV Infor­ma­tik die KI-gestützte Ver­trags­ana­lyse von Faba­soft ein. „Anhand von indi­vi­du­el­len Check­lis­ten prüft die KI die Ver­trags­in­halte auto­ma­ti­siert und erkennt ent­hal­tene Risi­ken“, sagt Robin Schmeis­ser, Geschäfts­füh­rer der Faba­soft Con­tracts GmbH. 

Kür­zere Bear­bei­tungs­zei­ten, schnel­lere Ent­schei­dun­gen und weni­ger Fehler

„Das ver­schafft den Ver­ant­wort­li­chen einen schnel­len Über­blick, selbst bei umfang­rei­chen Ver­trags­be­stän­den. Not­wen­dige Ergän­zungs­ver­ein­ba­run­gen las­sen sich ein­fach mit­tels Vor­la­gen und einer Klau­sel­bi­blio­thek erstel­len, wo die Soft­ware dar­auf­hin selbst­stän­dig die rich­ti­gen Frei­ga­be­pro­zesse star­tet“, so Schmeis­ser. Die Zeich­nung gelingt dann dank inte­grier­ter, rechts­si­che­rer elek­tro­ni­scher Signa­tur schnell und ohne Medi­en­brü­che. Im Ergeb­nis zei­gen sich kür­zere Bear­bei­tungs­zei­ten, schnel­lere Ent­schei­dun­gen und weni­ger Fehler.

Die Grund­ein­stel­lun­gen und die Inte­gra­tion des Faba­soft Sys­tems in die bestehende IT-Infra­struk­tur erfolg­ten Anga­ben zufolge in weni­gen Tagen. Im Anschluss nahm die SV Infor­ma­tik wei­tere indi­vi­du­elle Anpas­sun­gen vor, etwa die Gestal­tung der Benut­zer­ober­flä­che. Dafür war für die SV Infor­ma­tik die ein­fa­che Anpass­bar­keit (Anm. Low-Code) der Soft­ware beson­ders wich­tig. For­mu­lare und Pro­zesse kön­nen so auch ohne Pro­gram­mier­kennt­nisse selbst­stän­dig gene­riert wer­den. Auf diese Weise kön­nen Fach­ab­tei­lun­gen nun auch selbst­stän­dig digi­tale Vor­la­gen erstel­len und anpas­sen, etwa für Ver­träge, Check­lis­ten, Risi­ko­be­wer­tun­gen oder Lieferantenfragebögen. 

Faba­soft Con­tracts und SV Informatik

Faba­soft Con­tracts ermög­licht mit der cloud­ba­sier­ten Soft­ware das Erstel­len, Digi­ta­li­sie­ren, Signie­ren und Ver­wal­ten von Ver­trä­gen sowie das Mana­gen von Ver­trags­part­nern über den gesam­ten Life­cy­cle. KI-gestützte Funk­tio­nen wie die KI-Ver­trags­prü­fung auto­ma­ti­sie­ren dabei dann res­sour­cen­in­ten­sive Tätig­kei­ten. Für eine ganz­heit­li­che Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen sor­gen wie­derum eigens indi­vi­dua­li­sier­bare Pro­zesse bzw. Workflows. 

„Die Kom­bi­na­tion bei­der Tech­no­lo­gien schafft wert­volle Syn­er­gien für schnel­lere Ver­trags­pro­zesse, redu­zier­ten Arbeits­auf­wand und eine spür­bare Risiko- bzw. Kos­ten­sen­kung“, so Robin Schmeis­ser von Faba­soft Con­tracts. Mit der Anwen­dung Faba­soft Dora bie­tet das Unter­neh­men zudem ein Pro­dukt für das regu­la­to­rik­kon­forme Aus­la­ge­rungs­ma­nage­ment im Finanz­sek­tor an. Die Soft­ware ermög­licht u. a. die digi­tale Steue­rung des IKT-Dritt­dienst­leis­ter­ma­nage­ments, das auto­ma­ti­sierte Erzeu­gen des Infor­ma­ti­ons­re­gis­ters sowie die KI-Prü­fung von IKT-Ver­trä­gen auf Com­pli­ance zu DORA.

SV Infor­ma­tik küm­mert sich als IT-Dienst­leis­ter um die digi­tale Zukunft von Ver­si­che­rungs­un­ter­neh­men, etwa für die SV Spar­kas­sen­Ver­si­che­rung und SV Sach­sen. Rund 570 Mit­ar­bei­tende an den Stand­or­ten Mann­heim, Stutt­gart, Wies­ba­den, Kas­sel und Dres­den bie­ten von der Bera­tung über die Anwen­dungs­ent­wick­lung bis hin zum sta­bi­len IT-Betrieb die kom­plette IT-Wert­schöp­fungs­kette an. Basis dafür sind letz­tak­tu­elle Infra­struk­tu­ren, Platt­for­men und Soft­ware-Appli­ka­tio­nen. (red/​cc)