Exper­ten­kom­men­tar Johan­nes Bischof, Konica Minolta Busi­ness Solu­ti­ons Österreich.

Wuss­ten Sie, dass in einem Büro heute 50 bis 80 Pro­zent der Zeit für Infor­ma­ti­ons­be­schaf­fung auf­ge­wen­det wird ? Ein Mana­ger ver­wen­det bis zu vier Wochen im Jahr für das War­ten auf benö­tigte Daten. Doku­men­ten-Manage­ment wird also zuneh­mend zu einem stra­te­gi­schen Feld jedes Unternehmens.
Betrach­ten wir einen klas­si­schen Anwen­dungs­fall in einem KMU : Die Post­ein­gangs­stelle scannt halb­au­to­ma­tisch die Ein­gangs­rech­nun­gen und gibt Infor­ma­tio­nen dazu — etwa den Kun­den­na­men. Nach dem Scan­nen wird das Doku­ment per Mail an die betref­fende Abtei­lung zur Über­prü­fung wei­ter­ge­lei­tet. Wenn der Bear­bei­ter sein “OK” gege­ben hat, würde das Doku­ment in die Buch­hal­tung gehen. Außer wenn der ein­ge­ge­bene Betrag eine gewisse Höhe über­steigt — dann geht das Doku­ment zum Abtei­lungs­lei­ter oder Geschäfts­füh­rer und erst danach zur Buch­hal­tung, damit die Über­wei­sung durch­ge­führt wer­den kann. 

Die­ser Pro­zess kann dau­ern. Aber genau diese Zeit haben Unter­neh­men kaum noch. Der gesamte Pro­zess könnte durch eine Doku­men­ten-Manage­ment-Lösung voll­au­to­ma­tisch abge­wi­ckelt wer­den. Auch das manu­elle Ein­ge­ben von Zusatz­in­for­ma­tio­nen lässt sich ein­fa­cher gestalten.
Nur mit sol­chen pro­fes­sio­nel­len Lösun­gen rund um das Thema Doku­mente dru­cken, scan­nen, ver­wal­ten, able­gen, wie­der­fin­den und archi­vie­ren, kön­nen Unter­neh­men hier auch künf­tig erfolg­reich sein. Pro­fes­sio­nelle Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­teme rich­tig imple­men­tiert spa­ren Zeit und schaf­fen Pro­duk­ti­vi­tät. Von Druck-Pro­fis rich­tig instal­liert, ist ein opti­ma­les Doku­men­ten-Manage­ment keine Hexe­rei mehr. Und dann muss man nur noch in Aus­nah­me­fäl­len vier Wochen auf sein Doku­ment warten.

Zur Per­son :
Johan­nes Bischof, 51, ist Geschäfts­füh­rer von Konica Minolta Busi­ness Solu­ti­ons Österreich.